Möten är nog bra, men…

30 Aug

Genom mina år i arbetslivet har den tid som avsatts för möten[1] ökat stadigt. Det har nog delvis att göra med att jag varit chef i stora organisationer, men fenomenet är säkert allmängiltigt för alla kategorier anställda. Under de sista åren var säkert 2/3 av min ordinarie arbetstid, 8 – 17, förbokade möten i någon form – vissa har det än värre!

Det finns åtminstone två allvarliga problem med alla dessa möten.

Det första är uppenbart och självklart. Den tid som avsätts för planerad information och diskussioner med andra kan inte användas för eget arbete och begränsar din handlingsfrihet. Särskilt för operativt ansvariga chefer finns ett stort behov av ostörd tid och spontana initiativ. Jag hade en tidigare chefskollega som löste det genom att boka in samtal och egeninitierade aktiviter på kvällstid. Och det går ju förstås till en viss del, men är opraktiskt och rent förkastligt ur arbetsmiljösynpunkt, både för andra och för dig själv.

Det andra problemet med alla möten är inte så uppenbart, men desto allvarligare. Många möten har någon aktuell frågeställning på agendan, eller en uppseglande konflikt som någon initierat och vill avhandla. Ämnet diskuteras och penetreras, inte sällan med åsikter i alla riktningar. Efter mötet uppkommer ofta en osäkerhet. Vad var vi överens om, eller blev vi inte överens? Vem ska eventuellt göra något? Och nu när jag som är ansvarig har engagerat de övriga mötesdeltagarna i mitt problem kan jag då gå vidare utan deras samtycke? Kanske bäst med ett nytt möte. Det jag menar är att slentrianmässiga möten och agendor lätt leder till större osäkerhet och en form av ansvarsupplösning. Och att ogenomtänkta möten dessutom tenderar till att generara nya möten. Eller som någon träffande har sagt: ”alla ska lägga sig i allt, men ingen är riktigt ansvarig för något”.

Möjligen är denna typ av möteskultur mer utbredd inom akademiska organisationer med en tradition av kollegialt beslutsfattande. Men jag tror att det är ett generellt fenomen, även i privata företag. Percy Barnevik, vars senaste ledarskapsbok jag tidigare har rekommenderat, har i ett läsvärt avsnitt några träffande reflektioner över dåliga möten. Vissa av hans rekommendationer är kanske lite väl drastiska, som att inte ha några stolar att sitta på eller att låsa dörren exakt på klockslaget för mötets början.

Hursomhelst tror jag att alla skulle vinna på en större mötesdisciplin.

–          Kalla bara de som absolut måste delta

–          Inget möte längre än max 2 timmar

–          Avbryt långpratare och stoppa upprepningar

–          Sammanfatta vad och vem som ska göra något

–          Strunta i, eller gör mycket enkla minnesprotokoll (ingen läser dem)

–          Ren information kräver sällan att man träffas fysiskt


[1] Med möten menar jag här förbokade sådana med kallelse eller inbjudan till ett flertal deltagare. Spontana träffar eller snabba löpande avstämningar med kollegor och medarbetare är en annan sak.

Annonser

2 svar to “Möten är nog bra, men…”

  1. Lennart Stenberg augusti 30, 2013 den 10:26 #

    Bra P-O! Till detta kommer att ledningsmöten alltför ofta fokuserar på avrapportering av historiska händelser och till det vill gärna en del lämna överraskande information till övriga på mötet istället för att skicka ut info innan mötet. Väldigt lite tid ägnas åt framåtriktade prioriteringar och andra nödvändiga beslut. Ett bra möte innebär att 80% av tiden bör ägnas åt förberedelser! Kalla dem med behövlig kompetens att delta (inte nödvändigtvis chefer!) och forma agendan med beslutsärenden först, informationsärenden sen och sist ämnen att diskutera. Kräv att deltagare levererar sitt underlag i god tid, tolerera bara nödvändiga tillägg under Övriga frågor. Som du skriver – håll tider stenhårt, avbryt ”snömosleveranser” och kräv att deltagare kommer förberedda till mötet. Avbryt också laptops uppe på bordet och stäng eller rentav samla in mobiler. Fullt fokus på mötet!! (Jag genomförde internutbildning i Effektiva sammanträden för den första ledningsgruppen jag tillhörde 1990 och fick anledning återkomma till huvuddragen i den utbildningen i de följande 7 ledningsgrupper jag tillhört… )

    • P-O Rehnquist augusti 30, 2013 den 10:35 #

      Tack Lennart!
      Vi tycks ha ungefär samma uppfattning. Även om man blir överens med berörda om sundare mötesprinciper så är det lätt att falla tillbaka i gamla hjulspår. Även jag har nog till och från haft svårt att leva som jag lär 🙂

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: