Varför växer administrationen?

14 Jan

Frågan känns angelägen och har åter aktualiserats i samband med lärarnas arbetsmiljö och deras svårighet att kunna koncentrera sig på sin huvuduppgift, undervisning. I DN har miljöpartiets språkrör en debattartikel på detta tema och även i högskolevärlden är det en allmän uppfattning att lärarna får allt fler sidoordnande och splittrande uppgifter. Vid Göteborgs universitet har för övrigt en särskild utredare fått i uppdrag att föreslå hur universitetslärarnas administrativa arbete kan reduceras. Administration uppfattas inte sällan som något störande och negativt. Ibland blir administration synonymt med byråkrati i dess negativa bemärkelse. Det drabbar inte sällan de som är anställda för att utföra dessa uppgifter. Därtill kommer vanföreställningen att det är de administrativt anställda som själva driver på för att få mer att göra och kunna anställa ännu flera likar. Men enligt min erfarenhet är det inte så.

Att administrationen tenderar att växa beror såväl på yttre krav som på interna initiativ. Universitet och högskolor är en del av den statliga förvaltningen och kommer inte undan de pålagor som detta innebär. Vi har mycket stora krav på öppenhet och likformig tillämpning av lagar och förordningar. Detta driver en stor administration. Som ett exempel kan nämnas kravet på att alla handlingar ska registreras, dokumenteras, arkiveras och lätt vara tillgängliga för vem som helst, när som helst. Det här är inte något som kan skötas centralt av ett par personer utan gäller i hög grad verksamheten inom institutionerna. Universitetslärare är statstjänstemän (oftast utan att tänka på det) och flertalet ”ärenden” uppkommer numera via e-post hos var och en. Ett annat hårt reglerat område är ekonomin och redovisningen av hur vi använder de skattemedel som till stor del finansierar vår verksamhet. Detsamma gäller för övrigt inom nästan alla områden; mängder av regleringar och krav som ska tillämpas och hanteras. Trycket utifrån på redovisning, uppföljning, dokumentation och snabbhet inom alla områden skärps hela tiden. Det driver administrativt arbete.

Sedan hittar vi på mycket själva också inom lärosätena som resulterar i administrativt merarbete. Något förenklat så innebär alla nya regler och policys vi inför mera administration. Och det är väldigt mycket av den sorten. Särskilt inom utbildnings- och det studieadministrativa området finns en hel del som man kan ifrågasätta, tycker jag (se även en tidigare bloggpost om alla planeringsdokument). Om vi väljer att certifiera verksamheten inom olika områden, utvecklar kvalitetssystem, beslutar om uppföljningar och redovisningar av olika slag så blir det mer att administrera. Vidare kan man notera att i den mån centrala nationella regleringar tas bort – och så har skett inom vissa områden – så finns en tendens att omedelbart återinföra samma regler genom lokala beslut.  Ett av förslagen i DN-debatt är att reducera kraven på dokumentation. Inga nya pålagor får införas utan att det tydligt klargörs hur mycket merarbete det innebär – och vem som ska utföra detta. Ett utmärkt förslag, tycker jag!

I högskolevärlden har det varit en trend under många år att avveckla administrativ personal i tron att uppgifter som denna personal utför därmed skulle försvinna. I vissa sammanhang har andelen administrativ personal kommit att bli ett mått på effektivitet. Men så enkelt är det ju inte. Det som händer är att lärarna själva får ta över en stor del av de bortrationaliserade uppgifterna, eller att de missköts till men för verksamheten. I det korta perspektivet får man nog finna sig i alla de yttre krav som riktas mot lärosätena och som driver administration. Det man möjligen borde göra är att upplysa verksamheten om hur det ligger till så att den egna personalen slipper klä skott för vad statsmakterna har hittat på. Det man däremot kan åtgärda nästan omedelbart är det vi själva inom lärosätena är ansvariga för – och det är mycket.

Enligt min mening, har vi alldeles för många styrdokument, lokala regler och krav på uppföljningar. Allt detta måste utarbetas, hållas aktuellt och följas upp på olika sätt. Det blir nya redovisningar, pappersproduktion, möten och inte sällan inrättas helt nya organ för att hantera regelsystemen. I skeendet ligger dessutom en oundviklig tendens till centralisering. En intressant övning är att gå igenom ursprunget till alla lokala regler och styrdokument – varifrån kom initiativet? Sällan från den administrativa personalen.

Sammanfattningsvis menar jag att det som driver en växande administration är behovet av att styra upp, reglera och kontrollera vår verksamhet. Och till en del har vi oss själva att skylla då många initiativ i den andan är lokala. Många regleringar kan helt enkelt ersättas med professionalitet och en god arbetsmoral. Man måste i grunden lita på folk. Gör man inte det så hjälper nog inte reglerna heller.

Annonser

4 svar to “Varför växer administrationen?”

Trackbacks/Pingbacks

  1. Förödande kritik mot kvalitetssystem | P-O:s reflektioner - januari 21, 2013

    […] säger han. Och även om vissa positiva effekter kan noteras så uppväger de inte de mycket stora arbetsinsatser som krävs för att införa och underhålla […]

  2. Om planering, en kort uppföljning | P-O:s reflektioner - februari 4, 2013

    […] enklaste sättet att reducera det administrativa arbetet inom en organisation är att dra ned på verksamhetsgrenen planering. Det inte bara minskar den […]

  3. Annie Lööf och administrationen | P-O:s reflektioner - mars 6, 2013

    […] Annie Lööfs och tidigare ministrars kamp för att förenkla regler och minska arbetsbördan främst för småföretagare är intressant på många sätt. Den illustrerar nämligen väl vad det är som driver administration och många gånger improduktivt arbete. Jag har varit inne på detta i en tidigare bloggpost. […]

  4. Ska Zlatan satsa på skidskytte? | P-O:s reflektioner - mars 27, 2013

    […] planeringsarbetete vid våra lärosäten har jag tagit upp tidigare i mina bloggposter – här och här. Vi har i någon mening fått tendenser till en kultur där alla ska engageras i allt (och […]

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: