Planera mindre!

6 Sep

Jag undrar hur mycket tid, kraft och resurser som läggs ned på planering i olika former. Mina erfarenheter är från universitetsvärlden, troligen är det likartat på andra håll, åtminstone i den offentliga sektorn.

Det klart att man måste tänka efter före och ha en idé om vad man vill innan åtgärder vidtas. Men finns det en rimlig proportion mellan de resurser och den tid som läggs på planering i förhållande till det som satsas på själva genomförandet? Planerandet manifesteras oftast i dokument av olika slag, lång- och kortsiktiga planer. Jag har själv suttit med detta planerande i olika lärosäten och administrerat alla dokument som har tagits fram – och de är många – och undrat vilken betydelse de har. Utan egna empiriska belägg vill jag påstå att så kallade styrdokument inte alls eller mycket vagt styr själva verksamheten. Och det hänger inte samman med att dokumenten är illa skrivna, vilket de förstås kan vara, utan är snarare en konsekvens av hur en organisation med många professionella faktiskt fungerar.

Jag ska inte här försöka utveckla det senaste påståendet utan hänvisar i stället till omfattande forskning inom området där jag tror att den svenske organisationsforskaren Nils Brunsson var en av pionjärerna. Han lanserade begreppet ”loose coupling” och menar förenklat att vad centrala staber och ledningen gör i stora organisationer har liten relevans för själva verksamheten. Och än mer provocerande; så måste det vara annars skulle det inte fungera alls! Det finns mycket spännande läsning inom området, börja gärna med Nils Brunssons The Organization of Hypocrisy.

En intressant iakttagelse i sammanhanget rör hur vi utvärderas. Ska någon aspekt av verksamheten granskas – och det sker ofta – så är det inte sällan dokumentationen som värderas. Det kan gälla jämställdhet, arbetsmiljö, studievägledning eller något annat. Om det berörda lärosätet har väl formulerade policies och handlingsplaner så blir betyget gott. Hur det sedan fungerar i praktiken kan eller hinner inte utvärderarna ge sig på. Lite tillspetsat kan en illa fungerande verksamhet räddas av en bra plan! Detta faktum ger bränsle åt Brunssons teorier; en väl utvecklad ideologiproduktion inom organisation behöver inte ha så stark anknytning till verksamheten. Fascinerande.

Jag vill också varmt rekommendera vår egen Björn Rombach och hans mer populärvetenskapliga bok Det går inte att styra med mål. Planeringsiver och tron på målstyrning är nämligen två sidor av samma mynt. Ett av problemen med målstyrning är att den leder till en form av ”tunnelseende” där fixeringen vid de uppställda målen gör att man inte är uppmärksam på och relaterar till förändringar i omvärlden. Målen kan helt enkelt bli irrelevanta och andra viktiga och uppdykande möjligheter går en då förbi. Rombach har i sin omfattande litteraturgenomgång inte heller funnit några klara några belägg för att målstyrning som teknik fungerar. Den styrfilosofin hade sin storhetstid på 70-talet då jag själv läste 40 poäng utbildningsteknologi, en gren inom pedagogikämnet (sedan länge insomnad).

Universiteten är bra på att marknadsföra sin forskning utåt och hävda att exempelvis politiska beslut bör grundas i empiri och vetenskap. Vi är mycket sämre på att själva beakta och respektera den forskning som är relevant för vår egen organisation. Att inte leva som man lär kan undergräva trovärdigheten.

Vilket är då alternativet till allt planerande och tron på målstyrning? Det finns inget enkelt svar. Men riktigt framgångsrika organisationer har

  • gemensamma grundläggande värderingar
  • få planeringsdokument, men stor flexibilitet
  • stark fokus på hur nya medarbetare rekryteras

Se bl.a. Jim Collins klassiska Good to Great – en djuplodande analys med omfattande empiri om skillnaden mellan bra företag och excellenta sådana. Resultaten är i sina principer tillämpliga också för universitet.

I en organisation med starka professionella bör dessutom basen – i vårt fall lärarna, forskarna och institutionen – ges så stort handlingsutrymme som möjligt.

En mera pragmatisk väg framåt är att vi åtminstone planerar mindre och inte så detaljerat. Planeringen skulle kunna manifesteras i riktningsangivelser (ung grundläggande värderingar) snarare än i absoluta mål. Ska man trots allt ägna sig åt målstyrning så bör målen uttryckas i relativa termer, inte vara absoluta, menar jag.

När Jan Wallander tillträdde som chef för den krisande Handelsbanken i början på 70-talet avskaffade han budgetplaneringen. Budgetar är inte bara verkningslösa utan rent av skadliga för en organisation, sa han. Handelsbankens mål är att i vissa jämförbara parametrar vara bättre än alla andra storbanker i Sverige. Därtill har man en långtgående delegering till lokalorganisationen – bankkontoren. Och det fungerar. Handelsbanken anses vara den mest välskötta och lönsamma banken i Sverige – utan budget och tyngande planering.

Universiteten kanske inte ska göra som banken, men att ifrågasätta den gamla planstyrningen och pröva lite nya vägar tror jag kan bli ett framgångsrecept.

Annonser

10 svar to “Planera mindre!”

  1. Hans Larsson (@HansLarssonGU) september 7, 2012 den 14:46 #

    ”In preparing for battle, I have always found that plans are useless but planning is indispensable. ” – Dwight D. Eisenhower

Trackbacks/Pingbacks

  1. Bloggens 10 i topp | P-O:s reflektioner - november 21, 2012

    […] Planera mindre […]

  2. Varför växer administrationen? | P-O:s reflektioner - januari 14, 2013

    […] området finns en hel del som man kan ifrågasätta, tycker jag (se även en tidigare bloggpost om alla planeringsdokument). Om vi väljer att certifiera verksamheten inom olika områden, utvecklar kvalitetssystem, […]

  3. Förödande kritik mot kvalitetssystem | P-O:s reflektioner - januari 21, 2013

    […] inte används och systemen blir till projekt som får ett eget liv. Jag har skrivit om detta i en tidigare blogg. När verksamheten ska utvärderas så är det inte den faktiska kvalitén i undervisningen eller […]

  4. Om planering, en kort uppföljning | P-O:s reflektioner - februari 4, 2013

    […] av mina mest lästa blogginlägg är från tidig höst förra året och rubricerat ”planera mindre”. Jag vill ju tro att uppmärksamheten beror på att många känner igen sig och dessutom sympatiserar […]

  5. Ska Zlatan satsa på skidskytte? | P-O:s reflektioner - mars 27, 2013

    […] planeringsarbetete vid våra lärosäten har jag tagit upp tidigare i mina bloggposter – här och här. Vi har i någon mening fått tendenser till en kultur där alla ska engageras i allt (och ingen […]

  6. Ledarskap á la Percy Barnevik | P-O:s reflektioner - april 4, 2013

    […] fall. Rör dig i ungefär rätt riktning och korrigera efterhand är budskapet. Själv har jag i tidigare bloggar varit inne på samma […]

  7. Mina mest lästa bloggar | P-O:s reflektioner - maj 29, 2013

    […] Planera mindre! […]

  8. Hur ska verksamheten styras och organiseras? | P-O:s reflektioner - juni 10, 2013

    […] av så kallade styrdokument som växer i offentlig verksamhet. Möjligen var min rubricering – ”planera mindre” – lite missvisande. Det är förstås inte framåtblickandet och den mentala beredskapen för […]

  9. Rätt fokus i högskoledebatten! | P-O:s reflektioner - november 28, 2013

    […] till en växande administration, men det är knappast avsikten.  Jag har tidigare skrivit om detta här och här (för övrigt mina mest lästa […]

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: